В наше время разнообразие штемпельно-граверная продукция (круглые печати, все возможные штампы, датеры, нумераторы, пломбиры, пломбираторы и т.д.) занимает все большую роль в организации делопроизводства. Одним из не заменимых помощников является факсимильный штамп, который с каждым днем набирает популярность.
Итак, факсимиле (от лат. fac simile — букв. «делай подобное») — воспроизведение любого графического оригинала — рукописи, рисунка, чертежа, гравюры, подписи, монограммы, — передающее его вполне точно, со всеми подробностями.

До XIX века факсимиле, как правило, делалось посредством прорисовки оригинала через прозрачную бумагу и затем гравирования на металле или дереве и литографирования, в новейшее же время изготовление подобных снимков очень облегчилось благодаря изобретению и усовершенствованию светописи — фотографии, фототипии, фотогравюры, фотоцинкотипии и фотолитографии, дающих возможность получать безусловно верные факсимиле чисто механическим путем.

Мы попытаемся разобраться, что такое факсимиле.

Факсимиле, или как его еще называют, факсимильная подпись

– это точная копия подписи, сделанная в виде штампа, и предназначенная для облегчения работы с документами. Практически факсимиле – это маленький помощник для большого бизнеса. Нам часто приходилось сталкиваться с ситуацией, когда необходимо проставлять свою подпись на большом количестве документов, а времени катастрофически не хватает; срочно требуется подпись начальника, а он в нужный момент отсутствует или занят.

Для решения проблем такого рода мы рекомендуем простой выход: изготовить у нас факсимиле подписи (начальника), а затем внутренним приказом определить круг доверенных лиц, имеющих право пользоваться им.

При

изготовлении факсимиле (подписи)

специалисты компании Marcone используют новейшую технологию флеш, изобретенную в Японии. Флеш технология позволяет добиться наилучших результатов – оттиск Вашего факсимильного штампа практически не отличается от оригинала подписи гелиевой ручкой.

Что же говорит законодательство о применении факсимильных штампов.
Приведем выдержку из ст. 207 Гражданского кодекса Украины о письменной форме сделки. «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи, либо иного аналога собственноручной подписи, допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Следовательно, поскольку ни одного закона относительно возможности применения факсимиле еще нет, то можно будет свободно пользоваться лишь вышеназванными нормативно правовыми актами относительно применения факсимиле, хотя формально они и противоречили Гражданскому кодексу до 2004 г. Кроме того, в соглашениях можно предусматривать свободное его применении в хозяйственной деятельности (см. лист Госпредпринимательства Украины от 19.03.2004 г. №1699 «Относительно использования факсимильной подписи»). Проблема и с первичными документами. На запрос относительно применения факсимильной подписи руководителя на доверенности Министерство финансов Украины в письме от 03.08.2009 г. №31-34000-20-16/20991 сообщает о том, что Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» применения факсимиле для подписи первичных документов не предусмотрено.

Использование факсимиле на практике украинского законодательства.

В нормативно-правовых актах Украины используется термин “факсимиле”, “факсимильная подпись”, однако что именно подразумевается под данными терминами, законодатель не установил.
Согласно ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины, использование при совершении сделок факсимиле воссоздания подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-числовой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, в котором должны содержатся образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Применение факсимиле допускается:

Первичные документы. Согласно п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. N 88, документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или иным способом авторизации, что дает возможность однозначно идентифицировать лицо, которое осуществило хозяйственную операцию.
Так, п. 2.1 вышеуказанного Положения предусматривает, что “первичные документы — это письменные свидетельства, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (владельца) на их проведение.

Хозяйственные операции — это факты предпринимательской и другой деятельности, что влияют на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов”.

Чеки. Согласно п. 2.2. Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденного постановлением НБУ от 29.12.00 г. N 520, чек заполняется как от руки, так и с помощью технических средств. Использование факсимиле позволяется при подписании чеков, которые предназначены для выплаты пенсий (переводы пенсий иностранных государств резидентам Украины) или в других случаях, которые предусмотрены законодательством страны чекодателя.

Аккредитив. Пунктом “в” ст. 20 Унифицированных правил и обычаев для документальных аккредитивов (редакция 1993 г., публикация Международной Торговой Палаты N 500), предусматривает, что “если только в аккредитиве не предусмотрено иное, банки будут принимать также как оригиналы документы, которые изготовлены с помощью:
(I) репрографичных, автоматизированных или компьютерных систем;
(II) копировальной бумаги, если на них есть отметка, что они являются оригиналами и при необходимости имеющаяся подпись.
Документ может быть подписан путем непосредственной подписи, факсимиле подписи, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения”.

Не допускается применение факсимиле:

Действующим законодательством предусмотрено, в каких случаях применение факсимиле, факсимильной подписи не допускается, а именно:
Расчетный чек. В соответствие с разделом 3 п. 7 Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением НБУ от 14.08.03 г. N 337, денежные чеки действительны на протяжении 10 календарных дней со дня их выписки, не учитывая день выписки. Дата на чеке отмечается так дата и год цифрами, месяц словом. Денежный чек должен содержать отпечаток печати и подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) клиента согласно с карточкой образцов подписей.

Согласно п. 2.8. Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением НБУ от 21.01.04 г. N 22 (далее — Постановление N 22), во время подписания расчетного документа не позволяется использование факсимиле, а также исправления и заполнение расчетного документа в несколько приемов.

Пунктом 7.20 Постановления N 22 предусмотрено, что “банк-эмитент может отказаться от оплаты чека, если:
чек или реестр чеков заполнено с нарушением требований этой главы или есть исправление, вместо подписи стоит факсимиле”.
Платежные поручения. В соответствии с п. 1.6 Положения об оформлении и предоставлении клиентам платежных поручений в иностранной валюте или банковских металлов, заявлений о купле или продаже иностранной валюты, или банковских металлов к уполномоченным банкам и другим финансовым учреждениям и порядок их исполнения, утвержденного постановлением НБУ от 05.03.03 г. N 82, платежные поручения в иностранной валюте или банковских металлах, заявления о купле или продаже иностранной валюты или банковских металлов выписываются не менее чем в двух экземплярах с использованием технических средств или заполняются от руки ручкой с черными или синими чернилами и обязательно должны быть засвидетельствованы подписями ответственных лиц и отпечатком печати клиента (кроме физических лиц, которые ее не имеют) на первом экземпляре. Во время подписания не позволяется использовать факсимиле, а также делать какие-либо исправления.
В соответствии с п. 2.2 Положения о порядке осуществления безналичных расчетов в национальной денежной единице Украины в особый период, утвержденного НБУ от 23.12.03 г. N 577, в случае расчетов платежными поручениями плательщик выписывает платежное поручение не менее чем в трех экземплярах с использованием технических средств или заполняет собственноручно шариковой ручкой. Первый экземпляр платежного поручения удостоверяется подписями ответственных лиц и отпечатком печати клиента (кроме физических лиц, которые ее не имеют). Не позволяется использовать факсимиле вместо подписей, а также делать на документах какие-нибудь исправления.
Пункт 6 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, утвержденных приказом МВД от 11.01.99 г. N 17, все другие штампы и изделия: пломбираторы, факсимиле, штемпели, бракеровочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, штампы бирок на продукцию с указанием грузоотправителя, штампы для входной и исходной почты, инвентарные штампы для библиотек и тому подобное изготовляются штемпелъно-граверными мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел, но обязательно за ходатайствами, подписанными руководителями предприятий, учреждений и организаций, для которых предназначаются эти изделия.

Таким образом, за исключением вышеизложенных случаев, факсимильная подпись должностных лиц может применяться на любых документах (договорах, актах приема-передачи, счетах и т.д.) в случае, когда между сторонами (контрагентами) имеется письменное соглашение (договор) о согласии на использование факсимильной подписи этих лиц при осуществлении совместной хозяйственной деятельности. Также в договоре должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей. Кроме того, факсимильная подпись, должностных лиц по желанию может применяться в хозяйственной деятельности внутри самого предприятия на любых документах (на приказах, распоряжениях, договорах и т.д.). Однако по нашему мнению, это должно быть оформлено соответствующим образом либо приказом руководителя о применении на предприятии факсимиле (с указанием на каких именно документах) либо инструкцией, утвержденной руководством и т.д.

Для заказа факсимиле Вам достаточно выслать нам на marcone@ua.fm скан. копию подписи! Стоимость зависит от размера оттиска, варианта оснастки и технологии изготовления.
Если у Вас еще остались вопросы мы всегда рады помочь. Звоните нам (056) 716 88 92, 050 716 06 02.